W dzisiejszych czasach możemy korzystać z wielu nowoczesnych technologii, które znacząco ułatwiają nam życie – zarówno to codzienne, jak i zawodowe. Jedną z grup zawodowych, która może korzystać z innowacyjnych udogodnień technologicznych, są tłumacze przysięgli. Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy rolę podpisu elektronicznego w uwierzytelnianiu tłumaczeń.
W skrócie:
Podpis elektroniczny – definicja pojęcia
Podpis elektroniczny to sposób cyfrowej weryfikacji tożsamości oraz uprawnień. Istnieje kilka rodzajów podpisów elektronicznych, które wyróżnia się ze względu na zabezpieczenie certyfikatem kwalifikowanym. Niektórzy błędnie określają podpis elektroniczny jako zaufany, bezpieczny, zwykły itp. Tego rodzaju określenia pojawiły się w Ustawie o podpisie elektronicznym z 2001 roku.
Pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” zostało wprowadzone do polskiego porządku prawnego w Ustawie z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Podpis, który nie posiada certyfikatu kwalifikowanego, nazywa się zatem podpisem niekwalifikowanym. Przedstawiając to prościej:
- kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis zweryfikowany certyfikatem kwalifikowanym przy użyciu urządzenia zatwierdzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji,
- podpis elektroniczny niekwalifikowany to np. popularny Profil Zaufany, który stosuje większość polskich obywateli do kontaktowania się z instytucjami publicznymi.
Podstawowa różnica pomiędzy kwalifikowanym a niekwalifikowanym podpisem elektronicznym polega na tym, że ten pierwszy ma dokładnie taką samą moc prawną jak własnoręczny podpis. W pracy tłumacza przysięgłego kwalifikowany podpis elektroniczny może być bardzo przydatny, ponieważ znacząco ułatwia to jego codzienną pracę.
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego mówi, że „Tłumacz przysięgły może przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego poświadczyć tłumaczenie lub odpis pisma w formie elektronicznej. Poświadczenie odpisu pisma w postaci elektronicznej może być zrealizowane na podstawie oryginału, odpisu dokumentu w formie pisemnej lub tłumaczenia”.
Więcej szczegółów na temat tego, jak powinny wyglądać dokumenty stworzone przez tłumaczy potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym znajduje się w Kodeksie zawodowym tłumacza przysięgłego, który opublikowało Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPI. Czytamy tam m.in.:
„Tłumaczenie poświadczone sporządzone w postaci elektronicznej zawiera formułę poświadczającą umieszczoną na końcu dokumentu. Poświadczenie tłumaczenia następuje za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego uzyskanego zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi. Tekst tłumaczenia udostępniony w formie elektronicznej, który nie zawiera kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nie jest uznawany za tłumaczenie poświadczone przez tłumacza przysięgłego oraz nie ma mocy prawnej” (§ 26 ust. 3).
Tłumaczenie poświadczone podpisem elektronicznym – czym jest?
Tłumaczenie poświadczone podpisem elektronicznym to rodzaj pliku komputerowego. Warto wiedzieć, że papierowy wydruk wykonany z takiego pliku nie ma już mocy prawnej. Nawet wtedy, gdy jest tam stosowna informacja o tym, że dokument zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny. Wydruk pełni jedynie funkcję odpisu dokumentu elektronicznego.
Dokument podpisany elektronicznie zawiera szereg dokładnych informacji odnośnie daty sporządzenia oraz jego podpisania. Ponadto, jest również zabezpieczony przez dokonywaniem zmian. Każda próba edycji od momentu sporządzenia poświadczenia dokumentu przez tłumacza przysięgłego będzie musiała być potwierdzona przez autora.
Ustawa oraz Kodeks nie zawierają dokładniejszych informacji oraz wytycznych na temat tego, w jaki sposób należy sporządzać tłumaczenia. Próżno szukać tam np. jasnego wskazania dozwolonych formatów plików czy znakowania czasu. Obowiązują w tym względzie wyłącznie przepisy ogólne odnośnie wydawania podpisów elektronicznych. Podstawowa kwestia, o której zawsze należy pamiętać, to fakt, iż podpis wykorzystywany do uwierzytelniania tłumaczeń musi posiadać stosowny certyfikat kwalifikowany.
Czy kwalifikowany podpis elektroniczny ułatwia pracę tłumaczy przysięgłych?
Niektórzy tłumacze przysięgli sceptycznie podchodzą do nowych rozwiązań technologicznych. Okazuje się, że to duży błąd. Inwestycja w podpis z certyfikatem kwalifikowanym bardzo szybko się zwróci. W ten sposób możemy zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Wysyłki papierowych dokumentów są kosztowne i bardzo czasochłonne, a dodatkowo istnieje ryzyko ich zagubienia. Przekazując tłumaczenia w formie elektronicznej nie ma praktycznie żadnej możliwości, aby doszło do ich zniszczenia czy utraty.
Podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego wyróżnia także inna, niezwykle istotna zaleta. Mowa tutaj o tym, że tłumacz nie musi opieczętowywać wszystkich stron fizycznego dokumentu, dzięki czemu oszczędzi nawet kilka godzin tygodniowo. Do zalet tego narzędzia zalicza się również sprawną archiwizację, łatwe przeszukiwanie dokumentów, pełne bezpieczeństwo, oszczędność papieru oraz innych materiałów a także niezależność od pośredników (poczty, kurierów).
Kwalifikowany podpis elektroniczny a bezpieczeństwo
Jedną z najważniejszych cech charakterystycznych podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym jest wysoki stopień bezpieczeństwa danych. Zgodnie z obowiązującym prawem, takie podpisy są szyfrowane poprzez specjalistyczne algorytmy. Złamanie tych zabezpieczeń byłoby dla hakerów internetowych nie lada wyzwaniem.
Ponadto, wysoki poziom bezpieczeństwa danych jest również zapewniony dzięki jasno określonym procedurom ubiegania się o uzyskanie takiego podpisu. Certyfikat otrzymuje się stacjonarnie u sprzedawcy posiadającego wszystkie niezbędne uprawnienia. Osobisty odbiór dokumentacji jest niezbędny, aby doszło do potwierdzenia prawdziwości danych. Na miejscu otrzymuje się również szereg narzędzi, dzięki którym będzie możliwe sprawne korzystanie z podpisu.
Najważniejsze narzędzia do podpisu to karta kryptograficzna z tokenem lub czytnikiem, certyfikat oraz oprogramowanie służące do połączenia karty z komputerem. Istnieje także specjalna aplikacja, w której można wybierać dokumenty do podpisania podpisem elektronicznym.
