Tłumacz przysięgły, jak każdy inny zawód mający styczność z danymi wrażliwymi klientów, zobowiązany jest do przestrzegania ściśle określonego prawodawstwa określonego w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych. Niezależnie od tego, czy podlega on pod biuro tłumaczeń, czy jest przedstawicielem wolnego zawodu, musi on dostosować się do wytycznych unijnych. Działania niezgodne z przyjętym stanem prawnym narażają na horrendalne kary oraz na skuteczne zniszczenie swojego wizerunku. Co należy wiedzieć o RODO obowiązującym w pracy tłumacza przysięgłego oraz jak skutecznie zaimplementować unijne prawodawstwo?
W skrócie:
Prawa i obowiązki zgodne z RODO
Punktem wyjściowym naszych rozważań powinny być kompetencje, które nakłada i oczekuje od nas Ustawodawca w związku z wdrożeniem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Streszczając cały akt prawny, dane osobowe klientów tłumacza przysięgłego powinny być przetwarzane tylko za zgodą i w interesie klienta, ponadto owo przetwarzanie musi się odbywać tylko wobec uzasadnionych powodów. Konieczne jest także powołanie administratora danych osobowych, który będzie nadzorował postępy i efektywność wdrażania procedur RODO, jak również zajmie się wymogami formalno-prawnymi i administracyjnymi.
Wobec wdrożenia RODO, klient otrzymuje szereg praw związanych ze swoimi danymi osobowymi, dzięki czemu jego imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, e-mail oraz szereg innych informacji pozwalających na zidentyfikowanie staje się prawnie chronione. Ponadto, osoba, której dane są przetwarzane, może w dowolnym momencie zażądać wglądu do swoich danych, poprawić je, jak również ograniczyć zakres ich przetwarzania (np. zrezygnować z przekazywania informacji na temat związany z marketingiem).
Istotnym aspektem jest artykuł 17 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. prawo do bycia zapomnianym. Oznacza ono, że na wyraźne żądanie klienta, administrator ma obowiązek usunąć dane osobowe ze wszelkich dostępnych źródeł, nawet takich jak kalendarz spotkań czy luźne notatki na kartce. Należy jednak pamiętać, że spod tego żądania wyłączone są bazy ujednolicone prawnie, takie jak m.in. repertorium. Wobec powyższego, na prośbę klienta, administrator usuwa wszelkie informację dotyczące tejże osoby, wliczając w to chociażby korespondencję mailową, jednak repertorium pozostawia w stanie nienaruszonym. Usunięcie danych z tej bazy jest bowiem niezgodne z prawem, za co tłumacza przysięgłego mogłyby spotkać sankcje administracyjno-legalne.
Analiza dotychczasowych działań i szkolenie
Zanim przystąpimy do jakichkolwiek działań związanych z danymi klientów, należy zadać sobie pytanie: w jaki sposób do tej pory chroniłam/chroniłem dane osobowe? Jakie znam skuteczne metody zabezpieczenia danych oraz jak przetwarzam te dane? Odpowiedzi z pozoru mogą się wydawać banalne, np. chowanie dokumentów z danymi w zamykanej szafce, nieudostępnianie dokumentów osobom postronnym. Każda taka odpowiedź jednak daje niezwykle istotne rozeznanie w tym, co już umiemy, znamy i stosujemy. To, czego nie znamy, dopiero ujawni się na podczas szkoleń z zakresu RODO, które można odbyć w ramach przygotowania do pełnienia profesji. Po ukończeniu szkolenia będziemy wiedzieli, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem zarządzać powierzonymi nam przez klientów informacjami.
Rozpoczynając pracę z danymi osobowymi klientów, konieczne będzie wdrożenie i przyswojenie zasad RODO, które można poznać na dwa sposoby:
- Samodzielnie, poprzez osobiste zaczytywanie się w rozporządzenie, komentarze prawne, opinie eksperckie i rekomendacje;
- Przy pomocy podmiotów zewnętrznych, które świadczą usługi consultingowe i przeprowadzają szkolenia z zakresu RODO.
Pierwsza metoda jest bezpłatna, jednakże nauka „na własną rękę” jest żmudna i niesie ryzyko nieprawidłowej interpretacji ze względu na brak obycia i praktyki w tym temacie. Uczęszczanie na kursy przygotowawcze z zakresu RODO z kolei stanowią wydatek, który skutkuje przyswojeniem istotnych informacji poprzez ciekawe i efektywne metody dydaktyczne. Coraz częściej też te same firmy, które prowadzą szkolenia z ochrony danych, oferują swoje usługi zarządzania danymi oraz administracji zdalnej. Dzięki temu tłumacz przysięgły może skupić się na esencji swojej pracy, a kwestie prawne powierzyć specjalistom w tej dziedzinie. Firmy biorące na siebie odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów RODO prowadzą kompleksową obsługę, dzięki czemu zarówno strona internetowa tłumacza, jak i jego dokumentacja fizyczna podlegają stosownemu nadzorowi.
Tajemnica zawodowa a RODO
Każdy tłumacz przysięgły zobowiązany jest do zachowania tajemnicy zawodowej informacji, które uzyskał wskutek pełnionej przez siebie profesji. Jest to nie tylko wyraz formalnej etyki, należytego zachowania czy personalnych manier, ale także przepis prawny zagrożony sankcjami nie tylko ze strony legislacyjnej, ale także stowarzyszenia tłumaczy TEPIS. Wiąże się to z faktem, iż tłumacz przysięgły jest zawodem zaufania publicznego – klienci wierzą, że dostaną rzetelną, fachową i kompetentną usługę translacji, równolegle przyjmują za pewnik fakt, iż osoba wykonująca ten zawód zachowa się przyzwoicie. Złamanie tajemnicy zawodowej jest równoznaczne z naruszeniem ślubowania, o którym mowa w art. 7 ust. 1 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, co może oznaczać odebraniem uprawnień do przekładu przysięgłego.
Jak tajemnica zawodowa ma się do Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych? Ogólne rozumienie przepisów RODO i świadomość powagi tajemnicy zawodowej pozwala stwierdzić, że jedno nie stoi w sprzeczności z drugim. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że utrzymanie tajemnicy zawodowej „sprzyja” przestrzeganiu RODO ze względu na znikome przetwarzanie danych osobowych uzyskanych od klienta. Zachowanie poufności sprzyja także „białemu PR’owi”, czyli walorom marketingowym, które posłużą tłumaczowi jako wizytówka lub pomogą zbudować i ugruntować zaufanie nowych kontrahentów. Dostęp do danych osobowych więc będzie miał tylko tłumacz; wyjątkiem jest sytuacja, w której dowiaduje się on o popełnieniu czynu sankcjonowanego karnie. Wówczas dobro wymiaru sprawiedliwości zwalnia zarówno z tajemnicy zawodowej, jak i unijnego rozporządzenia wobec istotnego interesu społecznego.
