Repertorium to specjalna ewidencja dokonanych czynności na rzecz danego klienta, która powinna być obowiązkowo prowadzona przez sądy, komorników, notariuszy oraz tłumaczy przysięgłych. Sposób, w jaki dokonuje się wpisów, jak również sam fakt prowadzenia owej ewidencji znajduje swoje umocowanie w Ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego.
Artykuł 17 tejże ustawy wskazuje wprost konstrukcję repertorium, jednakże – poza respektowaniem tych przepisów – konieczne będzie poszanowanie unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Warto więc upewnić się, jak praktyki tłumacza przysięgłego w zakresie prowadzenia repertorium mają się do obecnie obowiązujących przepisów z zakresu ochrony danych klientów.
W skrócie:
Obowiązek rejestracji u GIODO
Przed dniem 25 maja 2018 roku, czyli datą wejścia w życie RODO, ochroną danych osobowych zajmował się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Do zadań GIODO należała kontrola prawidłowości realizowania ochrony danych, rozpatrywanie skarg na nieprawidłowości, aktywne uczestnictwo w pracach na rzecz polepszenia ochrony danych osobowych, opiniowanie aktów prawnych oraz prowadzenie rejestru zbiorów danych.
Dla zwykłego przedsiębiorcy najistotniejszą kwestią była ostatnia z wymienionych kompetencji Generalnego Inspektora, bowiem należało tam zgłosić wszelkie bazy o charakterze osobowym. Część zawodów, jak np. notariusz, adwokat, radca prawny, objętych było zwolnieniem z obowiązku; problem jednak pojawiał się przy tłumaczach przysięgłych, którzy swoje repertoria mogli prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i online.
Wobec narastających wątpliwości i niejasności, Polskie Stowarzyszenie Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS skierowało zapytanie do GIODO, czy i tłumacze podlegają pod zwolnienie z prowadzenia rejestru. Opinia Generalnego Inspektora w tej kwestii stanowiła, że prowadzenie repertorium odręcznie, w formie papierowej nie wymaga takiego zgłoszenia, jednak jeśli dane przechowywane są w sposób cyfrowy, wówczas tłumacze podlegają obowiązkowi rejestracji.
Trzyletnie przechowywanie kopii tłumaczeń
Kolejne zapytanie, które tym razem zostało przekazane do opiniowania Ministrowi Sprawiedliwości, dotyczyło obowiązku przechowywania kopii tłumaczeń przez okres trzech lat. Nakaz ten nakładany był przez prezesa sądu, na rzecz którego tłumacz przysięgły świadczył swoje usługi, rzadziej przez pracownika administracyjnego posiadającego kompetencję do działania w takim zakresie. Zapytaniu z 30 kwietnia 2002 roku nadano klauzulę GI-DP-024/1501/01, z którym zapoznać się można na stronie archiwum GIODO. Nie doczekano się jednak odpowiedzi Ministerstwa w wymaganym okresie, co pozwalało na dwojakość interpretacji tego zalecenia.
Jak więc mógł się zachować tłumacz, na którego prezes sądu nakładał obowiązek przechowywania kopii tłumaczeń? Pierwszym rozwiązaniem było dostosowanie się do tej prośby, co jednak zmuszałoby do wydania egzemplarza kopii tłumaczenia każdej osobie, której dane osobowe znalazły się w sporządzonej translacji. Po upływie 3 lat konieczne byłoby zutylizowanie tłumaczenia w taki sposób, by dane nie mogły trafić poza uprawnione osoby.
Czy można jednak odmówić wypełnienia takiego obowiązku? Powołując się na artykuł 28 Rozporządzenia w sprawie biegłych sądowych i tłumaczy przysięgłych można zarzucić brak stosownych kompetencji, jako że przytoczony zapis nie daje uprawnień do wydawania tego typu poleceń nadzorczych. Co więcej, w zakresie obowiązków tłumacza przysięgłego leży wyłącznie prowadzenie repertorium – ani Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, ani żaden inny akt prawny nie nakłada obowiązku na tłumaczy przysięgłych przechowywania kopii tłumaczeń przez okres trzech lat.
Realia w świetle RODO
Obecnie obowiązującym aktem prawnym jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które na miejsce Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych powołało Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zmiana nastąpiła także w kwestii interpretacji przechowywania i przetwarzania danych, niezależnie od tego, czy gromadzone są w repertoriach cyfrowych, czy też egzemplarzach papierowych. Takie zmiany związane są z faktem, iż standardy postępowania w Polsce muszą zostać dostosowane do norm unijnych, przez co w wielu kwestiach konieczne jest przystosowanie się do nowej, rygorystycznej rzeczywistości.
Do nowych obowiązków nałożonych na tłumaczy w zakresie zarządzania danymi klientów należy zaliczyć:
- Konieczność rejestracji zbiorów z danymi osobowymi – należy szczegółowo opisać, jaki jest cel przetwarzania informacji oraz kto ma do nich wgląd;
- Obowiązek sporządzenia umowy powierzenia danych osobowych – tutaj istotne jest pouczenie klienta o możliwości wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz przysługującego mu prawa do bycia zapomnianym (czyli usunięcia wszelkich danych klienta bez zbędnej zwłoki);
- Nakaz opracowania dokumentu pod nazwą „Polityka Prywatności”, który wyświetlany jest na stronie internetowej – informuje on m.in. o sposobie pozyskiwania danych, metodach przetwarzania i przechowywania tychże informacji;
Ochroną objętą są wszelkie dane, które pomagają w identyfikacji osób fizycznych, więc poza numerem PESEL, imieniem i nazwiskiem, adresem zamieszkania czy adres e-mail będą to także historie zakupów w sieci, numer IP czy poglądy polityczne i religijne.
