Dzwoniąc lub pisząc maila z prośbą o wycenę tłumaczenia dokumentu wysłanego skanem, klienci często słyszą pytanie o możliwość wglądu dokumentu do oryginału. Dla wielu osób może to być pytanie o tyle niezrozumiałe, że przecież tekst na obu dokumentach jest taki sam, a bezpieczniej będzie zachować oryginalny dokument w domu niż u tłumacza. Skąd więc bierze się pytanie tłumacza o oryginał do wglądu? Kiedy możemy przedłożyć tłumaczowi kopię, a kiedy odpis czy ksero będzie niewystarczające? Te pytania omówimy w poniższym artykule.
W skrócie:
Dlaczego rozróżniane są kopie od oryginałów?
Choć to pytanie teoretycznie wydaje się łatwe do odpowiedzi, to pojawia się bardzo często wśród klientów zlecających tłumaczenie po raz pierwszy. Po co klient miałby się fatygować z wysyłką lub osobistym dostarczeniem oryginałów, skoro o wiele szybsze i bezpieczniejsze będzie wysłanie maila ze skanem lub przekazanie kopii. Teoretycznie jest to myślenie jak najbardziej poprawne, gdyby jednak rzeczywistość była tak prosta, to tłumacze nawet by nie zastanawiali się nad poproszeniem o oryginały dokumentów.
Powodem takiego działania nie jest fanaberia tłumaczy czy kreowanie się na profesjonalne biuro tłumaczeń, a wymogi Ustawodawcy. Najważniejszym zapisem w tej dziedzinie jest art. 18 ust. 2 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, który brzmi następująco:
Na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach oraz poświadczonych odpisach pism, które wydaje tłumacz przysięgły, wymienia się pozycję, pod którą tłumaczenie lub odpis są odnotowane w repertorium. Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.
Dla omawianego tematu istotna jest drugie zdanie powyższego zapisu, bowiem informuje ono o trzech istotnych kwestiach:
- Tłumaczenie można wykonywać zarówno z oryginału, jak i dokumentów nieoryginalnych;
- Konieczne jest oznaczenie, czy tłumaczenie pochodzi z oryginału, czy też z kopii;
- Przy oznaczeniu dokumentów nieoryginalnych należy stwierdzić, czy tekst jest poświadczony, a jeśli tak, to kto dokonał poświadczenia za zgodność z oryginałem;
Zdanie to nakłada na tłumaczy przysięgłych szereg obowiązków, których skrupulatne wypełnienie wymaga konsultacji z podmiotem zlecającym tłumaczenie. Pierwszą kwestią, którą powinny ustalić strony, jest charakter dokumentu oraz przynależność do jednej z trzech grup, które przedstawiamy poniżej.
Grupy dokumentów: kopie niepoświadczone, kopie poświadczone oraz oryginały
Co do zasady, przedkładane dokumenty można podzielić na trzy kategorie:
- Kopie niepoświadczone – „najsłabszy” rodzaj dokumentów znany także jako tekst niesygnowany, który w wielu sytuacjach może nie zostać przyjęty przez właściwy organ czy urząd. Cechą charakterystyczną tego typu tekstów jest nieoryginalność oraz brak możliwości potwierdzenia zgodności z oryginałem. Do kopii niepoświadczonych należeć będą wszelkiego rodzaju skany, faksy, odbitki, zdjęcia tekstu, nagrania głosowe utrwalone w postaci audio lub audiovideo, maszynopisy i manuskrypty stworzone na podstawie oryginału;
- Kopie poświadczone – specyficzny typ dokumentu, który co prawna cechuje się nieoryginalnością, jednak przez stosowną osobę (np. notariusza, urzędnika) może zostać poświadczony za zgodność z oryginałem po zestawieniu oryginału i kopii. Choć teoretycznie jest to dokument prawnie „silniejszy” od niepoświadczonej kopii, w dalszym ciągu może zostać nieprzyjęty w niektórych urzędach. Do kopii poświadczonych będzie należeć każdy tekst z pieczęcią „za zgodność z oryginałem” i podpisem uprawnionego organu;
- Oryginał – dokument, który ze względu na swoje pochodzenie jest niepowtarzalny, przez co zyskuje największą moc prawną. Oryginalny dokument honorowany jest w każdym urzędzie, niezależnie od sprawy, z którą przyszło się zmierzyć klientowi. Na tym typie tłumaczenia dokumentu nie umieszcza się żadnej adnotacji ani klauzuli.
Czy tłumacz może nadać poświadczenie kopii, czyli „przenieść” tekst niesygnowany do grupy dokumentów sygnowanych. Jak najbardziej – konieczne jest wówczas zawarcie adnotacji, iż tłumaczenie sporządzono na kopii zgodnej z okazanym oryginałem. Nie można jednak zawrzeć takiej klauzuli w sytuacji, gdy tłumacz nie widział i nie zapoznał się z oryginalnym tekstem.
Ustalenie charakteru dokumentu pozwala tłumaczowi na podjęcie odpowiednich kroków, a klientowi na zorientowanie się w dalszym postępowaniu z tekstem. Co najważniejsze, umieszczenie dokumentu w kategorii innej niż oryginał pozwoli klientowi uniknąć sytuacji, w której przetłumaczona kopia spotka się z odmową przyjęcia w urzędzie.
Postępowanie z dokumentem niepoświadczonym
Tłumaczenie dokumentu niepoświadczonego, mimo swojej stosunkowo słabej mocy prawnej, jest oczywiście wykonywane. Istnieje bowiem szereg sytuacji, w których nie będzie potrzebne przedstawianie oryginalnego dokumentu. Do takich przykładów należy praktycznie każda kwestia, która wiąże się z wykonaniem tłumaczenia na własny użytek, np. translacja przepisanej treści listu od zagranicznego członka rodziny.
Otrzymując dokument niepoświadczony, tłumacz powinien się zapytać o możliwość wglądu do oryginalnego tekstu. Jeśli będzie to możliwe, a oryginał zostanie ukazany, wówczas można umieścić pieczęć „za zgodność z oryginałem”. Jeżeli takiej możliwości nie ma, tłumacz przysięgły zobowiązany jest do naniesienia klauzuli, w której stwierdza on stworzenie tłumaczenia na podstawie tekstu niesygnowanego.
Wykonanie tłumaczenia podlega wykonaniu z dokładnie taką samą starannością, jak gdyby był to tekst sygnowany, a także wpisowi do repertorium prowadzonego przez tłumacza przysięgłego. Osoba wykonująca tłumaczenie nie bierze odpowiedzialności za ewentualne odrzucenie tłumaczeniu na drodze administracyjnej, które spowodowane zostało wskutek stworzenia translacji dokumentu nieoryginalnego. Oznacza to, że skarga złożona na tłumacza z tego powodu, że tłumaczenie nie zostało zaakceptowane ze względu na pracę w oparciu o kopię niepotwierdzoną, jest bezzasadna.
Dobrą praktyką, którą zaleca TEPIS (Polskie Towarzystwo Tłumaczeń Przysięgłych i Specjalistycznych) jest dołączanie kopii, na podstawie której stworzono translację, do sporządzonego tłumaczenia. Kopia powinna być przytwierdzona do przetłumaczonego tekstu w sposób trwały poprzez spięcie zszywką lub zaszycie nicią. Dzięki temu można uniknąć niejasności, niedomówień oraz oskarżeń o próbę manipulacji treścią.
Postępowanie z oryginałem i kopią poświadczoną
Otrzymanie kopii poświadczonej przez inny organ wymagać będzie od tłumacza naniesienie klauzuli zawierającej imię i nazwisko osoby poświadczającej. Jeśli zaś tłumacz przysięgły otrzyma do translacji kopię, a zostanie mu okazany oryginał, wówczas taką klauzulę i poświadczenia może wykonać sam tłumaczący. Klient musi mieć jednak świadomość, iż przyszłe organy administracyjne mogą zażądać tłumaczenia sporządzonego w oparciu o oryginał, a nie kopię poświadczoną.
Tłumacz przysięgły otrzymujący do tłumaczenia oryginalny dokument ma znacznie ułatwione zadanie, ponieważ nie musi nanosić żadnych adnotacji ani też nie pyta o możliwość wglądu. Równie dużą wygodę ma klient, który po otrzymaniu tłumaczenia z oryginału może udać się do urzędu bez obaw o odmowę przyjęcia tekstu.
W których instytucjach z całą pewnością przyda się oryginał, a próba przedłożenia kopii zakończy się niepowodzeniem? Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze kazusy, z którymi przyjdzie się zmierzyć potencjalnym klientom tłumaczy przysięgłych.
- Urząd Stanu Cywilnego – przedłożenie rozmaitych aktów sporządzonych w języku innym niż polski wymaga tłumaczenia dokonanego z oryginału dokumentu;
- Wydział Komunikacji – szczególnie newralgiczna kwestia przy rejestracji aut zza granicy: tłumaczenia dokumentów muszą być sporządzone na podstawie obcojęzycznych oryginałów;
- Dokumenty sądowe – rozmaite wyroki, decyzje i postanowienia obligatoryjnie tłumaczy się na podstawie oryginalnej dokumentacji właściwego sądu;
- Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – suplementy i odpisy powinny być przedłożone w oryginale do tłumacza, by następnie móc posługiwać się translacją w ścieżce edukacyjno-zawodowej.
