Aby móc przedstawić polskie dokumenty urzędowe za granicą, wymagane jest potwierdzenie ich autentyczności. Można to zrobić poprzez apostille albo legalizację.
Globalizacja obrotu gospodarczego i łatwy dostęp do studiów czy pracy za granicą, powoduje, że czasem w kontaktach z administracją lub sądami w innym kraju, trzeba się posłużyć dokumentami urzędowymi wystawionymi w innym państwie np. aktami stanu cywilnego czy zaświadczeniami o niekaralności. Przez zagraniczny dokument urzędowy rozumie się dokument sporządzony przez organ państwa obcego. Nie ma tutaj znaczenia miejsce sporządzenia dokumentu. Przykładowo dokument sporządzony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne jest dokumentem krajowym. Zazwyczaj sądy lub urzędy uznają moc dowodową dokumentów zagranicznych dopiero po ich legalizacji. Warto wiedzieć, że nie zawsze jest to czynność niezbędna, aby móc posługiwać się zagranicznym dokumentem urzędowym. Czasami wystarczy jedynie apostille.
W skrócie:
Czym jest apostille?
Apostille to poświadczenie, że dany dokument rzeczywiście został wydany przez dany urząd i znajdujące się na nim dane są wiarygodne. Takim dokumentem można się więc swobodnie posługiwać za granicą bez konieczności dodatkowej legalizacji. Apostille wydawane jest na wniosek posiadacza dokumentu. Nadanie klauzuli apostille będzie wystarczające w krajach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Informację na temat tego, czy dane państwo jest stroną konwencji haskiej można znaleźć m.in. na oficjalnej stronie konwencji haskiej: https://www.hcch.net.Warto też jednak pamiętać o rozporządzeniu PE i Rady (UE) z dnia 16 lutego 2019 r, które zniosło wymóg apostille i legalizacji w krajach Unii Europejskiej. Dokument urzędowy wydany w jednym państwie członkowskim UE może być swobodnie przedstawiony w innym państwie członkowskim. Dotyczy to takich dokumentów stanu cywilnego jak np. akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, adopcji, miejsca zamieszkania lub pobytu, obywatelstwa czy np. braku wpisu w rejestrze karnym.
Jak uzyskać apostille?
Aby ubiegać się o apostille należy złożyć wniosek do Działu Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Można to zrobić osobiście, pocztą lub skorzystać z usług pośrednika, który pomoże w całym procesie. Konieczne będzie też uiszczenie opłaty skarbowej, w wysokości 60 zł. Apostille jest wydawane w formie pieczęci na dokumencie lub jako osobny dokument i zawsze występuje w dwóch językach, polskim i angielskim. Znajdują się na nim takie informacje jak nazwa kraju wydającego, pieczęć urzędnika, rodzaj poświadczanego dokumentu i pieczęci, miejsce poświadczenia oraz data i numer apostille. Ubiegając się o apostille, warto pamiętać o tym, że niektóre dokumenty muszą być tłumaczone zanim zostaną przedstawione w zagranicznym urzędzie. Dla niektórych dokumentów potrzebny będzie wielojęzyczny formularz standardowy UE albo tłumaczenie uwierzytelnione np. na język polski, wykonane w dowolnym państwie członkowskim UE. Każde z państw członkowskich samodzielnie określa wykaz dokumentów urzędowych, do których w tym państwie muszą być załączane wielojęzyczne standardowe formularze. Dokument należy najpierw przetłumaczyć, a dopiero potem nadać mu apostille. Po uzyskaniu klauzuli apostille nie są wymagane żadne dodatkowe poświadczenia.
Kiedy potrzebna jest legalizacja?
Jeśli chodzi o kraje, które nie są strony konwencji haskiej to, aby móc posługiwać się tam polskimi dokumentami, konieczna będzie ich legalizacja. Do takich krajów należą m.in. Chiny, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Egipt, Maroko, Brazylia, Kuba czy Tajlandia. Legalizacja dokumentów odbywa się w dwóch etapach, najpierw podobnie jak w przypadku apostille trzeba złożyć stosowny wniosek do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które dokona legalizacji i wnieść opłatę skarbową. Opłata za legalizację w MSZ wynosi 26 zł za każdy poświadczany dokument. Na tym jednak proces się nie kończy, gdyż po legalizacji w MSZ, trzeba jeszcze udać się do przedstawicielstwa dyplomatycznego lub urzędu konsularnego państwa, w którym chcemy się posługiwać dokumentem, aby dokonać dodatkowej legalizacji. Warto pamiętać, że nie ma możliwości legalizacji kserokopii dokumentu ani wydruku z platformy epuap.
