Bezpośrednio po pierwszej fazie organizowania konferencji, która ma co najwyżej charakter koncepcyjny, następuje drugi etap tego procesu. Jego istotą jest opracowanie ramowej dokumentacji, stanowiącej przelanie na papier naszkicowanych na początku idei i wstępnych zamierzeń.
Opracować plan operacyjny
Fundamentem i zarazem punktem wyjścia dla całej dokumentacji ramowej powinien być plan operacyjny. Podstawą do jego poprawnego skonstruowania jest uprzednie rozpisanie wszelkich czynności, które muszą zostać wykonane w kontekście całej konferencji. Istotne jest, aby skupić się na kompleksowym ich ujęciu. Należy bowiem pamiętać o wszystkich działaniach typowych dla okresu poprzedzającego przedsięwzięcie, determinujących jego przebieg i charakterystycznych dla etapu następującego bezpośrednio po faktycznym zakończeniu wydarzenia.
Przykładami operacji, które koniecznie należy umieścić w planie operacyjnym, będą więc:
- po pierwsze, wybór lokalizacji konferencji, opracowanie jej programu, wyznaczenie prelegentów, wystosowanie zaproszeń, zaprojektowanie plakatów, wydrukowanie materiałów promocyjnych;
- po drugie, zapewnienie obsługi, cateringu i noclegów;
- po trzecie, rozliczenie finansowe, sporządzenie notatek sprawozdawczych oraz wydanie raportów i dokumentów pokonferencyjnych.
W związku z tym, że do każdego takiego działania składowego przypisuje się osobę odpowiedzialną za jego wykonanie i ostateczny termin jego realizacji, w kontekście formy omawianego planu operacyjnego zaleca się zastosowanie przejrzystego, tabelarycznego ujęcia.
Sporządzić kosztorys i rozplanować budżet
Opracowanie takiego wszechstronnego dokumentu jest o tyle ważne, że – jak już zostało wspomniane – stanowi punkt wyjścia dla przygotowania kolejnych szczegółowych materiałów. Na jego podstawie można bowiem sporządzić miarodajny kosztorys. Jeżeli do każdego z zadań składowych wpisujących się w proces przygotowania, realizowania i podsumowania konferencji przypiszemy koszty, w łatwy sposób podliczymy wszystkie wydatki, osiągając tym samym kompleksowy plan budżetowy.
Dodatkowo, dzięki takiemu rozplanowaniu finansów, szczególnie w przypadku ograniczonych środków, będziemy w stanie nadać priorytety konkretnym operacjom. To przyczyni się także do tego, aby w ramach oszczędności już na tym etapie poszukać opcji alternatywnych. Przykładowo, zamiast wysyłać zaproszenia pocztą tradycyjną skorzystamy ze skrzynki mailowej.
Skutecznie zarządzać zasobami ludzkimi i materialnymi
Należy zaznaczyć, że plan operacyjny pozwala na efektywne zarządzanie zasobami. Już na samym początku, ze sporządzonego zestawienia warto wynotować wszystkich interesariuszy, tzn. osoby zaangażowane pośrednio lub bezpośrednio w przygotowywanie konferencji. Służyć to ma następnie stworzeniu bazy danych i kontaktów adresowych, telefonicznych i mailowych. Celem takiego zbiorczego zestawienia jest usprawnienie komunikacji między osobą zarządzającą procesem przygotowywania konferencji a poszczególnymi członkami zespołu organizacyjnego, odpowiedzialnymi za wykonanie konkretnych zadań składowych.
Co więcej, bazowy plan operacyjny pozwoli na zweryfikowanie samowystarczalności danego podmiotu w toku organizowania przez niego niniejszego przedsięwzięcia. Może się bowiem okazać, że planowana konferencja ma na tyle ograniczoną skalę, zasięg i oddziaływanie, że jest on stanie własnymi siłami dobrze ją przygotować. W przeciwnym przypadku konieczne jest natomiast skorzystanie z pomocy podwykonawców świadczących usługi, na które wystąpiło zapotrzebowanie. Przykładowo, może to być oferta poligraficzna, translatorska, cateringowa czy też noclegowa.
Reasumując, w drugim etapie organizowania konferencji warto wyjść od planu operacyjnego. Staranne jego przygotowanie przyniesie bowiem wymierne korzyści w kolejnych pracach, obejmujących opracowanie sprecyzowanej już dokumentacji, dotyczącej chociażby kosztów, zasobów ludzkich i zawarcia umów z kooperantami.
[snippet id=”4578″]
